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外贸邮件怎么回复?这6种做法大错特错!

  外贸人常常会遇到这样的窘况:一封邮件发送给客户很多天了,可一直等不到对方的回复。这种情况以开发信居多,新手碰到的几率也更大一些,那么是否说明新手写的开发信更容易“触怒”客户或被客户忽略呢?实际上并不一定。有时客户没有回复你的邮件并不是不愿理你,而是你没有排查“高手”都会警惕的“隐患”,导致了客户根本没有收到你的邮件。
  
  外贸邮件怎么回复?这6种做法大错特错!
  
  一、 未告知客户将你列入白名单
  
  许多公司的邮件筛查系统非常严格,尤其是公司老总、管理层人员等的邮箱,“垃圾过滤”值往往设置得较高以避免不必要的打扰,但这样做必然会在无形当中过滤掉了部分机遇——比如你的开发信。
  
  如果我们有客户的其他联系方式,比如电话、社交网络等,可以先通过这些渠道告知客户将自己的邮箱列入白名单——当然,要在对方对你的产品感兴趣的条件下。
  
  二、 你的邮件列表需要更新了
  
  许多新手业务员接手了工作后依然沿用着“上一任”留下的邮件列表,殊不知这些邮箱中有许多已经不再使用了。
  
  外贸人的专业性体现在对信息变更的敏感上。定期确认旧有邮件列表中客户的活跃程度以及搜寻新的联系人信息是开发客户必须掌握的技能,它会让你少做许多无用功并及时发现新的机会。
  
  三、 单一图片式邮件容易被误判
  
  相信你也在自己的邮箱“垃圾箱”中也发现过这样的促销邮件:全文只有一张图片式海报,所有的内容全在其中。这样的单一图片式邮件ISP无法读取,只能将其判定为无价值信息而被直接投入“垃圾箱”。
  
  因此,我们无论是发送开发信还是报价单,都应该尽量避免这种“海报式营销”。如果一定要发送这类图片信息,不妨以附件的形式发送并在邮件正文中简单进行文字说明。比如:
  
  Dear Mr. Miller,
  
  Thank you for your inquiry. Attached is our quotation sheet and poster for your reference.
  
  Wish you a pleasant job!
  
  XXX
  
  四、 你发送的邮件地址无人回复
  
  许多时候我们寻找新的潜在客户是通过网络和社交媒体进行的,而这当中的信息充满着讹误,如公司联系人页面多年未更新,但工作人员已经更换;邮件地址传抄错误导致以讹传讹;邮箱服务器已停止运营,波及到邮箱使用者等等。这些邮件地址已经无效,自然不会等来回复。
  
  利用自己的人脉来寻找潜在客户的邮箱地址是一个不错的办法。我们可以态度友好地向一些曾经合作过、彼此印象都不错的老客户进行适当询问,如果对方恰好是你的朋友就更方便了:
  
  Dear Mr. Smith,
  
  I'm sorry that I haven't contacted you for a long time because of my busy work. Our company has recently developed a number of new products, I wonder if you are interested? If you need, please feel free to contact me. In addition, I would appreciate it if you could introduce some friends who are interested in the product to me.
  
  Best wishes!
  
  XXX
  
  五、 标题太像广告直接进入“垃圾箱”
  
  许多邮件客户端的垃圾邮件屏蔽算法都包含邮件标题的判别。为避免“误伤”,我们所起的邮件标题需要尽量避免使用以下这些词汇及短语:
  
  low price
  
  floor price
  
  promote sales
  
  weekend deals
  
  special offer
  
  bargain price
  
  这类含有“降价”、“促销”等含义的词汇及短语大部分都包含在屏蔽单词库内,此外还有多个感叹号连用、表情符号做标题、用“FW:”、“Re:”等前缀做“伪装”等,也应该尽量避免使用。
  
  六、 你的邮箱域名太小众
  
  有些业务员为图方便或追求标新立异,喜欢使用一些小众邮箱域名或自己搭建的邮箱域名,殊不知这类邮箱发出的邮件很容易被垃圾拦截系统“误伤”。为避免这样的情况发生,我们在发送邮件(尤其是第一封开发信)时可以根据以下顺序选用合适的邮箱:
  
  与客户邮箱同一域名的邮箱>Gmail>Hotmail/live/outlook>Foxmail>其他国内邮箱
  
  以上顺序的原则是:同域名邮箱优于不同域名邮箱;国际性邮箱优于国内邮箱;大众邮箱优于小众邮箱;字母域名邮箱优于数字域名邮箱。
  
  (来源:外贸Jackson)

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